“Dit is het boek waarop ik heb gewacht!” Dat was het eerste dat door mij heen schoot, toen ik het boek ‘Organisatieontwikkeling met Theory U’ onder ogen kreeg. Precies een jaar geleden raakte ik in de ban van Theory U door het boek Presence (Peter Senge en e.a, 2006). Sindsdien heeft deze theorie mij niet meer los gelaten. Het boek Theory U (Otto Scharmer, 2009) hielp mij in het nog beter begrijpen en doorleven van Theory U. Concrete tools om dit vervolgens goed toe te passen in mijn eigen praktijk als organisatiepsycholoog had ik nog onvoldoende…Totdat dit boek van Esther de Haan en Eva Beerends verscheen.
Theory U in een notendop
Eerst maar eens iets over Theory U. Theory U beschrijft een proces om tot fundamentele verandering te komen. De letter U laat daarmee de weg zien waarlangs die verandering gestalte krijgt. Eerst ‘de diepte in’ om vervolgens met behulp van deze inzichten stapje voor stapje tot actie over te gaan. Het gaat er in de kern om onbewuste en onzichtbare informatie bewust en zichtbaar te maken. Om vervolgens deze informatie te kunnen gebruiken in het proces van veranderen. Dit kan bereikt worden door een andere manier van kijken, communiceren en handelen. Otto Scharmer beschrijft dit in zijn boek Theory U als het waarnemen, voelen en handelen met een ‘open mind, open heart en open will’.
In het proces van Theory U doorloop je als individu, team of organisatie vijf verschillende fasen: seeing, sensing, presencing, crystallizing en prototyping.
De ‘seeing’ fase beschrijft het proces van het kijken met frisse, open blik aan het begin van een veranderproces. Dit in tegenstelling tot het downloaden vanuit oude patronen en schema’s, wat vaak gebeurt wanneer men geconfronteerd wordt met nieuwe situaties en vraagstukken. In de tweede fase, die van ‘sensing’ , gaat het om het contact maken met een diepere laag in jezelf, om zo op een andere manier (vanuit een open hart) verbinding te maken met anderen. De fase van ‘presencing’ is gericht op het contact maken met dat wat er is én wat er mogelijk is in de toekomst. In de fase van ‘crystallizing’ is het de kunst om die mogelijke toekomst verder te verbeelden. Het vormgeven aan de inzichten en ideeën die in de vorige fase zijn ontstaan, vormt hier de kern. Bij de laatste fase, die van ‘prototyping’, gaat het erom de ideeën om te zetten in voorzichtige, eerste acties.
Het boek ‘Organisatieontwikkeling met Theory U’ legt in een inleidend hoofdstuk uit wat elke fase behelst. Na het beschrijven van voorwaarden om met Theory U te werken en de voorbereidingen die moeten worden getroffen, dragen de Haan en Beerends per fase een aantal werkvormen aan, waarmee het mogelijk wordt het U-proces te doorlopen. Dit is het eerste deel van het boek. In het tweede gedeelte worden 11 cases beschreven. Het gaat hier om echte voorbeelden van organisaties die het U-proces gebruikt hebben in de situatie waarin zij zich op dat moment bevonden. Dit varieert van het ontwikkelen van een nieuw businessconcept en de herinrichting van een gebied tot het ontwikkelen van een andere bedrijfscultuur.
Een case nader uitgelicht
De interne Academy van Achmea heeft het U proces gebruikt bij het ontwerpen van een leergang voor vakspecialisten. In het boek wordt verteld hoe in de leergang zelf het U proces een belangrijke plek heeft gekregen. Met daarbij de illustratie van een aantal hindernissen en hobbels die om de hoek kwamen kijken.
De Achmea case
Achmea heeft de afgelopen jaren gewerkt aan een nieuwe identiteit en heeft voor zichzelf een uitdagend doel gesteld: de meest betrouwbare verzekeraar zijn. Speerpunten om dit doel te behalen zijn samenwerken, leiderschap en het doorontwikkelen van vakmanschap. De interne Academy ontwikkelt leerprogramma’s die bijdragen aan deze speerpunten. Waar voorheen voornamelijk programma’s voor managers werden ontwikkeld, wordt de aandacht nu ook gericht op specialisten (bijvoorbeeld IT experts, juristen en actuarissen). Men is daarbij tot het inzicht gekomen dat er met name een inhaalslag gemaakt kon worden in de samenwerking tussen managers en specialisten.De leergang bestaat uit vier blokken van elk vijf dagdelen. Vanuit het inzicht dat de specialisten behoefte hebben aan de houvast van een model, is het idee geboren om Theory U hen als expliciete leidraad aan te bieden. In het eerste blok staat zelfonderzoek centraal. Hier blijkt al snel dat er stevig vastomlijnde beelden aanwezig zijn bij deelnemers van zichzelf, de organisatie, managers etc. Een herkenbaar fenomeen als er weinig contact is in de organisatie tussen verschillende groepen. Het oordeel staat echter echte toenadering en samenwerking in de weg. De uitdaging van dit eerste blok is om de deelnemers uit te nodigen minder te ‘downloaden’, maar te gaan putten ‘vanuit een andere bron’. Om dit te bewerkstelligen worden er allerlei ervaringsoefeningen aangeboden, zoals ontspanningsoefeningen, meditatie, geleide fantasie, systemisch werken. Wat in de case helaas niet naar voren komt, is hoe de deelnemers in eerste instantie op deze nieuwe werkvormen reageren en of het nog moeite kostte mensen hierin mee te krijgen.
In het tweede blok staan ‘seeing’ en ‘sensing’ centraal. Deelnemers ontdekken in oefeningen wat de oorsprong is van hun oordelen en krijgen inzicht dat dit vaak ook een manier is om de pijn te bedekken die ze hebben opgelopen door de beelden die anderen over hen hebben. Dit geeft ook weerstand. Het blijkt hierbij te helpen door in interactie met de deelnemers langzaam het U model op te bouwen en de stappen te bespreken. Ook leren deelnemers het verschil tussen kaderen en vergelijkend luisteren. Men moet erg wennen aan de nieuwe manier van luisteren en spreken. Maar ook hier blijkt het te helpen deelnemers het zelf te laten ervaren in oefeningen. Er ontstaat op die manier inzicht over het (negatieve) effect van oordelen en de effecten ervan. En er wordt zo urgentie aangeboord om in beweging te komen. In de fase van ‘presence’ krijgen deelnemers de basisvragen van Scharmer voorgelegd: wie ben ik en wat is mijn missie? Wat is specifiek mijn domein en hoe acteer ik daarin? Oefeningen helpen de specialisten om taal te geven aan datgene wat ze impliciet helder hebben gekregen. In deze fase krijgen specialisten een dieper inzicht in hun beroepsidentiteit en verstevigen ze hun zelfbeeld. Het brengt veel nieuwe ideeën teweeg om de eigen rol en functie anders te profileren. In de overige blokken (crystallizing en prototyping) worden deelnemers uitgedaagd om hun nieuwe inzichten te koppelen aan twee vragen:
- Waar staat Achmea over dertig jaar?
- Samen Achmea, wat is dat? De strategie van Achmea vertaald naar de bijdrage van specialisten.
Op een conferentie presenteren de specialisten hun inzichten aan managers, die verrast zijn over wat deze groep laat zien. Er blijken mooie gesprekken te ontstaan en een uitwisseling van beelden en visies. Hier zou ik overigens als lezer nog geïnteresseerd zijn of die uitwisseling inderdaad geheel vlekkeloos is verlopen. Want als managers nog steeds vanuit oude beelden redeneren en vooral bezig zijn met downloaden, loopt het hier dan niet spaak?
In de praktijk blijkt dat specialisten het nog wel lastig vinden om de nieuwe energie en ideeën direct om te zetten in concrete acties. Dit wordt ondervangen door specialisten telkens uit te dagen met vragen als: ‘wat ga je hier morgen mee doen?’ en hen zo te stimuleren direct acties uit te gaan zetten.
De Academy is tevreden met de resultaten die de leergang tot nu toe geeft. Specialisten worden gefaciliteerd om zich anders te profileren, vanuit een dieper inzicht over wie zij, anderen en Achmea zijn. Ze komen zelf met initiatieven die in de laag eronder mede geïmplementeerd wordt en hebben inzicht gekregen in hoe zij zelf een rol kunnen spelen in innovatie, vanuit een intrinsieke motivatie.
Wat maaktOrganisatieontwikkeling met Theory U een aanrader?
Dit boek is absoluut onderscheidend ten opzichte van andere boeken op het gebied van (gedrags)verandering en organisatieontwikkeling. Dat komt vooral door de verrassende combinatie van enerzijds diepgang en anderzijds praktische toepasbaarheid. De diepgang wordt niet in de laatste plaats bereikt door het gedachtegoed van Theory U zelf. Zoals De Haan en Beerends het zelf treffend in hun voorwoord omschrijven: “Theory U is een model dat diverse ‘lagen’ van de mens raakt: mentaal, psychologisch, sociaal en spiritueel. Het doorlopen van de U raakt mensen ten diepste in hun verlangen om betekenis te hebben, en helpt hen tegelijk een wezenlijke relatie te leggen met alles om hen heen: zichzelf, anderen en de wereld”.
Het is mooi om te zien hoe technieken gericht op bewustzijnsontwikkeling als meditatie, mindfulness en Qigong een prominente plek hebben in het boek. En hoe het boek deze technieken toegankelijk maakt voor toepassing in het kader van organisatieontwikkeling.
Het boek biedt juist door het zorgvuldig omschrijven van uiteenlopende werkvormen veel praktische handvatten in het leren toepassen van Theory U bij veranderprocessen. Soms weten de auteurs het zelfs zo concreet te maken dat letterlijk (op woordniveau) wordt omschreven hoe bepaalde interventies gedaan kunnen worden. De heldere en begrijpelijke manier van schrijven draagt verder bij aan de praktische toepasbaarheid.
De omschreven cases in het tweede gedeelte van het boek, zijn inspirerend om te lezen. Het maakt het gedachtegoed bovendien nog tastbaarder. Valkuilen en aandachtspunten in elke fase worden dankzij de casuïstiek meer inzichtelijk.
Aandachtspunten
Ondanks de duidelijke wijze waarop de verschillende werkvormen zijn omschreven, zijn niet alle werkvormen zonder meer direct toepasbaar. Om bijvoorbeeld werkvormen op het gebied van (organisatie)opstellingen goed te hanteren, zijn een gedegen opleiding op dit vlak en/of ruime werkervaring wel minimale vereisten.
Ik merkte verder dat bij sommige werkvormen bij mij de vraag bleef hangen: wat hiervan is nu het ‘werkzame deel’? Zo wordt bijvoorbeeld bij één van de werkvormen omschreven: “een voorwaarde om deel te nemen is dat deelnemers geïnspireerd zijn door het idee erachter en zich op voorhand committeren aan een bijdrage”. Zijn inspiratie en commitment niet vooral de factoren die het succes van die werkvorm in die fase bepalen?
Meer in zijn algemeenheid blijft het creëren van commitment en eigenaarschap voor mij nog een los eindje. Juist eigenaarschap zorgt dat mensen gecommitteerd zijn en zorgt voor echte verandering (van binnenuit). Maar dit bewerkstelligen vormt misschien wel de grootste uitdaging bij veranderprocessen. Of nog een stap daarvoor: hoe krijg je mensen bij aanvang gemotiveerd om het U proces te gaan doorlopen? De paragraaf aan het begin van het boek over het creëren van eigenaarschap had wat mij betreft nog uitgebreider en concreter gemogen. Maar ook bij de verschillende casebeschrijvingen blijft dit thema mijns inziens nog onderbelicht.
De cases in het boek maken het gedachtegoed nog meer grijpbaar. Wel verschilt het per case hoe direct en volledig de verschillende stappen zijn terug te vinden. Bij een enkele case vond ik het terug herleiden naar het U proces zelfs wat gekunsteld.
Voor wie is dit boek interessant?
Dit boek is waardevol voor professionals die in hun dagelijkse praktijk bezig zijn met de begeleiding van veranderprocessen en zoeken naar praktische tools om échte, duurzame verandering te bereiken. Maar ook voor professionals die in hun werk telkens uitgedaagd worden om optimaal in te spelen op een veranderde omgeving en die zoeken naar effectieve manieren om dit te doen.
De enige echte voorwaarde om aan de slag te gaan met Theory U is mijn inziens het geloof in en het enthousiasme voor dit gedachtegoed. Geen nood als je dit bij aanvang van dit boek nog niet hebt. De passie en bezieling van beide auteurs werkt erg aanstekelijk!
De Haan, E. en Beerends, E. Organisatieontwikkeling met Theory U. Boom Nelissen, Amsterdam
Auteur
Cynthia van der Zwan is associate partner bij Holland Consulting Group. In haar werk zet zij zich in om mensen met zichzelf en elkaar te verbinden.
